Persónuverndarstefna ExOS Chat

Um þessa stefnu

Í þessari stefnu er lýst hvernig ExOS Chat smáforritið („appið“) og ExOS þjónustan að baki því fara með persónuupplýsingar. Appið er gert af ExOS Labs ehf., kt. 640626-0110, Skeiðarvogi 21, 104 Reykjavík („ExOS Labs“, „við“).

ExOS Chat er vinnutól. Starfsfólk fyrirtækja sem nota ExOS getur spjallað við erindreka fyrirtækisins, samþykkt eða hafnað aðgerðum sem þeir leggja til og hlustað á hljóðsamantektir. Appið er ekki ætlað almenningi eða börnum. Ekki er hægt að skrá sig sjálfur: kerfisstjóri ExOS hjá hverju fyrirtæki stofnar aðganga.

Stefnan fjallar um þig sem notanda appsins. Um viðskiptagögn fyrirtækis þíns, svo sem gögn úr viðskiptakerfi, viðskiptamenn og reikninga, gildir samningur fyrirtækisins við ExOS Labs.

Hver ber ábyrgð á upplýsingunum

ExOS Labs er ábyrgðaraðili þeirra upplýsinga um notendur appsins sem lýst er í þessari stefnu.

Ef þú notar ExOS Chat í starfi þínu er vinnuveitandi þinn ábyrgðaraðili viðskiptagagna sinna, þar á meðal samtala og aðgerða í ExOS vinnusvæði sínu. ExOS Labs vinnur þau gögn fyrir hönd vinnuveitandans sem vinnsluaðili samkvæmt vinnslusamningi.

Um vinnsluna gilda persónuverndarreglugerð ESB (GDPR) og lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Hvaða upplýsingum við söfnum

Aðgangsupplýsingar: netfang, fullt nafn, hlutverk og fyrirtæki. Notað til að skrá þig inn og sýna þér rétt vinnusvæði. Lagaheimild: samningur (b-liður 1. mgr. 6. gr. GDPR).
Símanúmer (valfrjálst): ef þú bætir símanúmeri við í Stillingum og staðfestir það geymum við það og notum eingöngu til að senda þér innskráningarkóða með SMS. Þú getur fjarlægt það í Stillingum hvenær sem er og þá berast kóðar í tölvupósti. Lagaheimild: samþykki (a-liður 1. mgr. 6. gr.).
Innskráningarkóðar og tókar: innskráning er án lykilorðs. Við sendum 6 stafa kóða á netfangið þitt eða með SMS í staðfest símanúmer þitt. Kóði gildir í 10 mínútur og netþjónninn geymir hann aðeins sem tætigildi. Eftir innskráningu geymir appið aðgangstóka og endurnýjunartóka í öruggri geymslu tækisins (iOS Keychain eða Android Keystore). Lagaheimild: samningur.
Tækjaupplýsingar: push-tóki tækisins, tegund tækis og útgáfa stýrikerfis, notað til að senda tilkynningar og greina vandamál. Lagaheimild: samningur.
Face ID eða Touch ID (valfrjálst): appið geymir aðeins hvort lífkennaopnun sé virk. Tækið sjálft sér um lífkennagreininguna og engin lífkennagögn fara nokkurn tíma úr því. Lagaheimild: samþykki.
Spilun samantekta: þegar þú byrjar að hlusta á hljóðsamantekt skráir appið að þú hafir byrjað á þeim þætti, svo það geti sýnt hversu margar samantektir þú átt eftir að hlusta á. Lagaheimild: samningur.
Notkunarlýsigögn: tímasetningar innskráninga, fjöldi notkunar á virkni og villuviðburðir, notað til að finna villur og forgangsraða endurbótum. Lagaheimild: lögmætir hagsmunir (f-liður 1. mgr. 6. gr.).
Skilaboð þín og ákvarðanir: skilaboðin sem þú sendir erindrekum og aðgerðirnar sem þú samþykkir eða hafnar, ásamt tíma. Þetta er geymt á ExOS netþjóni fyrirtækis þíns sem hluti af viðskiptagögnum þess.
Staðvarið efni: afrit af nýlegum samtölum, aðgerðum og svörum erindreka er geymt í einkageymslu appsins í tækinu þínu, svo appið virki án nettengingar eða á veiku sambandi. Lagaheimild: samningur.

Það sem appið gerir ekki

Appið notar hvorki myndavél né hljóðnema.
Appið hefur ekki aðgang að tengiliðum, staðsetningu, myndum eða dagatali, né að vafri þínu utan appsins.
Appið birtir engar auglýsingar og notar engin auglýsinga- eða rakningarauðkenni.
Appið inniheldur engin greiningar- eða villutilkynningatól frá þriðju aðilum.
Appið rekur ekki ferðir þínar á milli forrita eða vefsíðna annarra fyrirtækja.
Við seljum aldrei persónuupplýsingar né afhendum þær þriðju aðilum í auglýsinga- eða markaðsskyni.

Flæði gagna og vinnsluaðilar

Appið hefur aðeins samskipti við ExOS netþjón fyrirtækis þíns, yfir HTTPS með TLS 1.2 eða nýrra.
Innskráningarkóðar með SMS fara um Twilio, sem fær símanúmerið þitt og texta skilaboðanna. Kóðar í tölvupósti fara um þá póstþjónustu sem sett er upp fyrir ExOS netþjón fyrirtækis þíns.
Push-tilkynningar fara um tilkynningaþjónustu Expo, sem kemur þeim áfram til Apple Push Notification service (APNs) í iOS og Firebase Cloud Messaging (FCM) í Android. Þessar þjónustur fá push-tókann og texta tilkynningarinnar, en hvorki aðganginn þinn né samtalasögu.
Þegar erindreki vinnur úr beiðni sendir ExOS netþjónninn nauðsynlegt efni til þeirrar gervigreindarþjónustu sem sett er upp fyrir fyrirtæki þitt, sjálfgefið Anthropic Claude. Þjónusturnar eru notaðar samkvæmt viðskiptaskilmálum sem banna þeim að þjálfa líkön á gögnunum þínum.
Hljóðsamantektir eru skrifaðar af erindrekunum og breytt í tal hjá ElevenLabs.
Ef þú varpar samantekt í Chromecast eða annað Google Cast tæki notar appið Cast-tækni Google til að senda hljóð og titil þáttarins í það tæki um staðarnetið þitt.

Sumir þessara aðila vinna gögn utan Evrópska efnahagssvæðisins. Þegar svo er eru flutningarnir varðir með viðeigandi verndarráðstöfunum, svo sem EU-US Data Privacy Framework eða stöðluðum samningsákvæðum.

Hvar gögnin eru geymd

Bakendi ExOS þjónustunnar fyrir fyrirtæki þitt er hýstur á innviðum undir stjórn ExOS Labs, innan Evrópska efnahagssvæðisins. Hýsing eingöngu á Íslandi er í boði ef óskað er.
Tækið þitt geymir innskráningartóka í iOS Keychain eða Android Keystore og staðvarið efni í einkageymslu appsins.
Anthropic geymir gögn úr API-fyrirspurnum í allt að 30 daga vegna misnotkunareftirlits. Engin varðveisla (zero retention) er í boði ef óskað er.

Hversu lengi við geymum gögn

Aðgangsupplýsingar: á meðan aðgangurinn er virkur, síðan eytt innan 30 daga frá lokun hans.
Símanúmer: þar til þú fjarlægir það eða aðganginum er lokað.
Innskráningarkóðar: gilda í 10 mínútur.
Innskráningartókar: endurnýjaðir stöðugt. Gamlir tókar renna út innan mínútna eða daga.
Notkunarlýsigögn: í allt að 12 mánuði, síðan tekin saman eða eytt.
Staðvarið efni í tækinu: eytt þegar þú skráir þig út, fjarlægir appið eða hreinsar það í Stillingum.
Afrit: afrit af gagnagrunnum eru geymd í 30 daga og þeim síðan eytt.

Réttindi þín

Samkvæmt GDPR og persónuverndarlögum átt þú rétt á:

aðgangi að þeim persónuupplýsingum sem við geymum um þig
leiðréttingu rangra upplýsinga
eyðingu upplýsinga
takmörkun á tiltekinni vinnslu eða að andmæla henni
að fá upplýsingarnar þínar á tölvutæku formi (flutningsréttur)
að afturkalla samþykki hvenær sem er fyrir vinnslu sem byggir á samþykki
að kvarta til Persónuverndar (personuvernd.is) eða persónuverndaryfirvalda í þínu landi

Til að nýta þessi réttindi skaltu senda póst á [email protected]. Við svörum innan 30 daga.

Eyðing aðgangs og gagna

Aðgöngum að ExOS Chat er stýrt af fyrirtækinu þínu. Til að láta eyða aðganginum þínum og persónuupplýsingum sem honum tengjast getur þú beðið kerfisstjóra ExOS hjá fyrirtækinu þínu, eða sent póst á [email protected] frá netfanginu sem tengt er aðganginum og tekið fram hjá hvaða fyrirtæki þú ert. Við staðfestum beiðnina og eyðum aðgangsupplýsingum þínum innan 30 daga, að undanskildum færslum sem fyrirtækið þarf að varðveita sem hluta af viðskiptagögnum sínum.

Þú getur alltaf fjarlægt símanúmerið þitt í Stillingum. Þegar þú skráir þig út eða fjarlægir appið er staðvörðu efni eytt úr tækinu.

Öryggi

Öll netsamskipti nota TLS 1.2 eða nýrra.
Innskráningartókar eru geymdir í öruggri geymslu tækisins (iOS Keychain eða Android Keystore).
Innskráningarkóðar eru aðeins geymdir sem tætigildi og renna út eftir 10 mínútur.
Aðgangsupplýsingar að tengdum viðskiptakerfum, svo sem Business Central, fara aldrei af netþjóninum.
Aðgangur að framleiðslukerfum krefst fjölþátta auðkenningar og er skráður.
Við tilkynnum Persónuvernd og þeim notendum sem í hlut eiga innan 72 klukkustunda frá því að öryggisbrot við meðferð persónuupplýsinga er staðfest.

Börn

ExOS Chat er fyrirtækjalausn fyrir starfsfólk viðskiptavina okkar. Appið er ekki ætlað börnum yngri en 16 ára og við söfnum ekki vitandi vits persónuupplýsingum um þau.

Breytingar á stefnunni

Við kunnum að uppfæra þessa stefnu þegar þjónustan breytist eða lög krefjast þess. Verulegar breytingar verða tilkynntar í appinu og með tölvupósti að minnsta kosti 30 dögum áður en þær taka gildi. Dagsetningin efst á síðunni sýnir hvenær stefnan var síðast endurskoðuð.

Hafðu samband

ExOS Labs ehf., kt. 640626-0110, Skeiðarvogi 21, 104 Reykjavík.

Persónuverndartengiliður: Bjarni Ingimar Auðarson, [email protected]

Aðstoð við appið: sjá exos.is/support eða sendu póst á [email protected].